Ticari anlaşmaların önemli bir kısmı kâğıda geçmeden verilir. Bir masada konuşulur, rakamlar söylenir, el sıkışılır; sözleşme ise birkaç gün sonra, verilmiş bir sözün yazıya dökülmesi olarak gelir. Bu sıranın bir sonucu vardır: el sıkıştıktan sonra yapılan kontrol, artık bir sözü sorgulamak gibi durur ve geri adım atmak hem ilişkiyi hem itibarınızı zorlar. Kontrolün yeri, el sıkışmadan önceki zamandır.
Teklif masaya geldiğinde
Size gelen teklif bir dükkâna ortak olmak, bir işletmeye sermaye koymak, düzenli mal almak ya da bir işi birlikte yürütmek olabilir. Hangisi olursa olsun, karar vermeden önce cevabını bilmeniz gereken sorular benzerdir. Karşınızdaki kişi kendini nasıl tanıtıyor ve işin içinde hangi konumda? Anlattığı iş bugün işliyor mu? Size gösterilen dükkân, depo, araç ya da mal ona mı ait, yoksa yalnız bir gösterimin parçası mı? Karşı tarafın karar için size ne kadar zaman tanıdığı da bir bilgidir; sizi acele ettiren bir teklif, kontrole ayrılacak zamanın önemini artırır.
Bu soruların bir kısmının cevabı kâğıtta, bir kısmının cevabı ise iş yerinin kendisindedir. Kontrolü bu iki parçaya ayırmak hem zamanınızı hem ücretinizi doğru yere harcamanızı sağlar: kendi bakabileceğiniz kısma para ödemezsiniz, göremeyeceğiniz kısmı da tahminle geçmezsiniz.
Teklifin türü, ağırlığın nereye verileceğini de değiştirir:
| Teklif | Sizin önce sormanız gereken | Yerinde ağırlık verilen |
|---|---|---|
| Bir dükkâna ya da işletmeye ortaklık | Ortaklık payı, işletmenin kime kayıtlı olduğu, son dönemdeki ortak değişiklikleri | İşletmenin olağan bir günde açık ve işler hâlde olup olmadığı |
| Düzenli mal alımı ya da tedarik | Malın kimin adına faturalandığı, teslimin nereden yapılacağı | Gösterilen depo ya da atölyenin teklif edenle bağı, mal hareketinin görünürlüğü |
| Bir işe sermaye koymak | Paranın hangi kalemlere gideceği, işin şu an hangi aşamada olduğu | Anlatılan işin yerinde bir karşılığının bulunup bulunmadığı |
Teklif eden kişi daha önce yaptığı işleri örnek gösteriyorsa, o işlerin söylendiği yerde durup durmadığı da bakılacaklara eklenebilir.
Kendi bakabileceğiniz kayıtlar
Bir şirketin kuruluşu, yetkilileri, adres değişiklikleri ve faaliyet konusu ticaret sicili ilanlarında yer alır ve bunlara sizin bakmanız hem hızlıdır hem de bir aracıya ihtiyaç duymaz. Teklif eden bir şahıs işletmesiyse, vergi levhası gibi belgeleri kendisinden istemek de olağan bir taleptir; iyi niyetli bir ortak bu isteği yadırgamaz. Kayıtlardaki tarihler de önemlidir: yetkili kişinin ne zamandan beri o görevde olduğu ya da adresin ne zaman değiştiği, teklifte anlatılan geçmişle karşılaştırılabilir. Kayıttaki firma adı ile size verilen sunumdaki ya da tabeladaki ad farklıysa bunu not edin; yerinde bakışta ilk aranacak şeylerden biri olur.
Hangi kaydın nerede durduğunu, nasıl okunacağını ve okurken nelere dikkat edileceğini burada tekrar etmek yerine ortaklıktan önce kendi kontrolünüzü anlatan yazıda adım adım topladık. Kayıtlara baktıktan sonra elinizde bir liste olur: kâğıdın söylediği adres, kişiler ve iş. Dedektife kalan kısım, bu listenin yerinde ne karşılık bulduğudur.
Dedektife kalan kısım
Kâğıt, bir firmanın var olduğunu söyler; bugün nasıl işlediğini söylemez. Kayıttaki adreste bir tabela asılı olabilir ama kapı çoğu gün kapalı durabilir, ya da adreste bambaşka bir iş yapılıyor olabilir. Bu kısım ancak yerinde ve gün içinde bakılarak görülür. Bir iş yerinin sabah ile öğleden sonra arasında farklı görünmesi de olağandır; rapor tek bir anın görüntüsünü bütün işe genellemez, bakılan her anı kendi saatiyle yazar.
Yerinde bakışta teklifin içindeki iddialar tek tek ele alınır:
- İş yeri: Kayıttaki ya da size söylenen adreste iş yeri var mı, açık mı, işin olağan akışı içinde mi çalışıyor? Tabelada ve kapıda hangi ad yazıyor?
- Gösterilen tesis: Size gösterilen depo, atölye, dükkân ya da tarla, teklif edenin iş yeriyle bağlantılı mı görünüyor? Gösterimden sonraki günlerde de aynı düzende mi?
- Hareket: Mal giriş çıkışı, müşteri ve çalışan hareketi, size söylenen hacimle kabaca uyuşuyor mu?
- Konum: Teklif eden kişi iş yerinde işi yönetiyor gibi mi görünüyor, yoksa orada başka bir sıfatla mı bulunuyor?
Bunlar açık alandan bakılarak kayda geçer; bakış iş yerinin önünden ve çevresinden, işin olağan akışına karışmadan yapılır. Teklifteki iş yeri Kızıltepe’deyse, ilçenin adres ve ulaşım bakımından kendine özgü yanları Kızıltepe notlarında ayrıca yer alıyor.
Kimi zaman sorulan “rakip firmayı da araştırır mısınız?” sorusunun cevabı burada belirginleşir. Bir rakibin iç işleyişini, müşterilerini ya da fiyatlarını öğrenmeye dönük talepler bu işin konusu olmaz; bakılan, size teklif getiren tarafın açık alanda görülen hâlidir.
Başvurunun zamanı ve gereken belgeler
En uygun zaman, kapora, avans ya da ilk ödeme istenmeden öncesidir. Kararınızı vermeniz gereken bir tarih varsa onu baştan söyleyin; çalışma o tarihe göre kurulur ve hangi sorunun o güne kadar cevaplanabileceği açıkça konuşulur.
Başvururken teklifin kendisi, yani size verilen sunum ya da yazılı öneri, teklif edenin ve firmanın adı, size söylenen bütün adresler ve gösterilen yerlerin tarifi yeterlidir. Kayıtlara kendiniz baktıysanız bulduklarınızı da ekleyin; böylece aynı şeye iki kez bakılmaz ve emek yalnız göremediğiniz kısma harcanır. Kontrol, karşı tarafa duyurulmadan yürür; teklifi değerlendirdiğiniz süre boyunca ilişkiniz olağan seyrinde kalır.
Uyuşmayan bir nokta çıkarsa
Rapor, teklifteki her iddiayı ayrı bir satırda ele alır ve yanına yerinde ne görüldüğünü, hangi gün ve saatte görüldüğünü yazar. Uyuşan satırlar size güven verir; uyuşmayan bir satır ise pazarlığı bitirmek zorunda değildir. Böyle bir satır, karşı taraftan isteyeceğiniz belgeyi ya da soracağınız soruyu gösterir: “Deponuz bu adreste kapalı görünüyor, malı nereden sevk ediyorsunuz?” gibi somut bir soru, belirsiz bir güvensizlikten daha verimli bir konuşma açar. Raporu karşı tarafa göstermeniz de gerekmez; sorunuzu raporun söylediğine dayanarak, kendi cümlelerinizle sorabilirsiniz.
Kararı siz verirsiniz: teklifi olduğu gibi kabul edebilir, şartlarını değiştirmeyi önerebilir ya da masadan kalkabilirsiniz. Rapor yalnız, karar verirken neyi bildiğinizi ve neyi hâlâ bilmediğinizi açıkça önünüze koyar.
Anlaşma çoktan yapıldıysa ve ödenmeyen bir alacak doğduysa, iş bu kez başka bir yöne döner: karşı tarafın bugünkü adresi ve iş yeri. Böyle bir durumda adres tespiti işinize daha çok yarar. Henüz el sıkışmadıysanız ise kontrolün en ucuz olduğu an, şimdidir.